现场签证规范化管理的几点建议

商业购物广场开发是同市场抢效益，故整个项目从立项、设计、招投标到施工、验收等都以超常规的速度实施，这使得在施工过程中不可避免地出现原有的工作程序被打乱以及不断变更的问题。边施工、边设计、边修改的“三边工程”是商业项目开发的主要特征。工程项目实施过程中经常会碰到来自发包方对项目的修改，设计方由于方案的改变以及施工环境、施工技术的要求而产生的变更，工期紧迫产生的施工程序颠倒，这部分工程签证量很多、很杂，并且直接影响到工程质量、工程造价及施工工期。工程成本控制的同仁要想全过程对工程成本进行能动性的有效控制，就必须对现场签证实施专业化、规范化管理，及时、准确、详尽地反映工程实施当中的实际问题，保障各分项分部工程有序低价地实施。

    我部通过对国内西安、长春、长沙、南昌、南京、天津，国外埃塞俄比亚、艾尔基里亚、巴基斯坦等项目的成本核算，发现现场签证当中存在一些问题，并对这些问题加以归纳总结，提出现场签证规范化管理的一些意见，归纳如下，供大家商榷：

    1、发生变更的原因表述不明确。很多签证仅说明此份签证的工作内容由某施工单位来完成，没有讲明造成变更的原因是设计的问题、或是发包方的问题还是责任在供货商或承包方；没有讲明造成变更的主客观原因，例如工序的交叉、作业面的限制、天气条件的约束以及行政条款的限定等等，由此很难确定造成变更的直接责任承担者。

    2、签证当中涉及到的工作内容含糊。很多签证在没有变更图纸、没有标明变更位置、施工工艺和选用材料的情况下，只有一个笼统的工程量汇总，其数据缺乏可信度。

    3、变更签证不及时。个别项目由于签证跟进不及时，待工程开始结算时，才想到要补签，有些签证尤其是隐蔽工程部分需要靠回忆、估计来形成，这就造成签证部分和竣工图工作范围重复叙述，有可能反复计算工程量。

    4、个别成本控制人员没有全过程跟踪项目的进展情况，被动地接受现场反馈的签证信息，机械地计算工程量和工程费用，不熟悉合同条款和工程量计算规则当中规定的工作内容；相关的工程资料（包括现场人、材、机的实时记录、图纸、照片等）匮乏，导致签证审核时力度不够，证据不足，这种“以静制动”的工作方法是成本控制当中的下策。

    由于工程的复杂性，签证的形式和内容也各式各样，存在的问题还很多，以上只是我们在审核当中发现的共性问题。由于部分签证的不规范，很多工程量数据的真实性没有详实、有力的证据，给工程结算带来很大的麻烦，甲乙双方相互扯皮直接导致结算时间拖延；工程造价无法控制。为此，我部对签证的形式做了明确的划分：现场签证由两部分组成，《现场变更签证核定单》和《变更签证工程量核定单》，这两部分一一对应，前一部分是对事件发生的原因、发生的位置、发生时的工作过程、施工工艺做详尽的描述；对发生变更的责任承担者有一个明确的意见，属于定性。后一部分是对前部分的补充，是对发生变更所产生的费用准确的计算，为合同的修改和最终的工程结算做准备，属于定量。

    那么如何有效地实施工程变更签证规范化呢？以下几点建议供大家参考：
  1、在现场签证中明确变更的原因，是由哪一方提出变更请求的，为何提出变更请求。只有明确变更的原因，才能找到由此产生的质量、费用、工期的直接承担者。

    2、核定变更内容。此部分应由文字说明、图纸、施工记录或照片、录像等组成，力求详尽。用专业的工程术语详细叙述变更事件的全过程：实施过程中的施工工艺、所用材料、投入的人力和机械；当时的工作环境；并配以变更前后的图纸以便对照，若图纸无法表述，则应以照片或其他形式记录在案。只有将这部分作详尽描述，才能为计算变更所发生的费用提供准确的计算依据。

    3、核定变更意见。此部分是成本控制人员需要深思熟虑的地方，在确定结论之前，应当熟悉总承包合同条款、材料供应合同、施工验收规范以及工程量计算规则当中所包含的工作内容，结合工程现场实际情况，也就是改原来的“以静制动”为现在的“以动制静”，来判定变更的直接责任承担者以及是否会有费用发生。（1）没有费用发生的签证，在此项内记录所涉及到的施工图、合同等相关处的改变，为以后的工程结算做好记录；（2）如果有费用发生，明确此项费用的直接承担者，并将相应的合同、施工图纸做好标注，确定此项费用的拨付、扣减日期。

    4、变更签证工程量核定单部分。这部分比较简单，就是针对前面所述的工作内容计算其工程量和费用。（1）前面所述的没有工程费用，依然要在此项内记录所涉及到的施工图、合同等相关处的改变，为以后的工程结算做好记录；（2）如果有费用发生，则依据合同或工程量计算规则，标明轴线或者管线编号，有序计算各部位、各系统的工程量，最终汇总。

    5、从事成本控制的人员，必须同工程部门的专业工程师一样，对工程进行全过程监控；对于工程变更、设计修改，事前一定要进行技术经济合理性的预测分析；对于现场的施工进展情况要随时掌握，及时记录，指明影响工程成本的因素和施工方法，那种只知道计算施工图纸工程量，对于现场签证没有指导性意见的控制成本方法是下策。

    6、工程签证要及时。工程变更和需要签证的工程量认定之后，都应当及时签署，这样不仅减轻日后的工程结算时的工作量，提高准确性，而且对施工单位也表现出我们大公司的核心价值观?D?D诚信。

    以上只是我部对于目前商业项目成本控制的几点建议，每个项目工程千差万别，现场情况各不一样。但是，只要我们的成本控制人员科学、合理、细心对待现场出现的各种变化，就能够在保证工程施工质量和进度的前提下，有效地控制工程成本，使得项目达到最佳的性价比。

    加强现场签证管理控制工程造价

    在工程建设过程中，设计图纸以外及施工图预算中没有包含的而现场又实际发生的施工内容很多。如：地下障碍物的拆除或恢复，人力不可抗拒灾害造成的损害，措施性工程，地质条件发生变化，施工现场受各种因素的限制而导致施工条件的改变等等。对于这些因素所发生的费用，有人称之为“预算外费用”；有人则称之为“现场签证”费用。虽然此项费用占总投资的比例不大，但若不严格管理、堵塞漏洞，就会因小失大，势必增加总投资。有人说，一些施工企业为了赚钱和弥补亏损都靠现场签证，这虽然有些夸大其词，但也从一个侧面反映了现场签证管理的重要性。下面根据以往的经验，谈谈自己的看法。
 一、现场签证的概念

    现场签证费用是指施工图及施工图预算以外，在施工过程中因工程实际需要而必须进行的各项工程及其耗用的工料和其它费用。一般是由施工企业详细作出办理结算的依据。

    二、现场签证与设计变更的严格划分

    一项工程的建设要有施工图，犹如设计人员的一部作品，由于受各种条件、因素的限制，往往会存在某些不足，这就要在施工过程中加以修改、完善，所以要下发设计变更通知单。但需注意的是设计变更与现场签证是有严格的划分的。属于设计变更范畴的应该有设计部门下发通知单，所发生的费用按设计变更处理，不能由于设计部门为了怕设计变更数量超过考核指标或者怕麻烦，而把应该发生变更的内容变为现场签证。

    另外，工程开工前的施工现场“三通一平”、工程完工后的余土外运等费用，严格说来也并非属于现场签证的范畴，而是由于某些建设单位管理方法和习惯的不同而人为地划入现场签证范围以内。

    三、现场签证的管理

    施工企业对在工程施工过程中发生的有关现场签证费用随时作出详细的记录并加以整理，即分门别类、尽量做到分部分项或以单位工程、单项工程分开；现场签证多的要进行编号。同时注明发证时间、施工单位名称并加盖公章。建设单位或监理公司的现场监理人员认真加以复核，办理签证交签注明签字日期，若有改动部分要价概私章，然后由主管复审后签字，最后盖上公章。

    一般现场签证均由建设单位管理人员（或监理公司的监理人员）负责。要求管理人员首先要熟悉整个基建管理程序以及各项费用的划分原则，把握住哪些属于现场签证的范围，哪些已经包含在施工图预算或设计变更预算中，不属于现场签证范围。其次，建立健全各项规章制度，使其管理科学化、规范化，堵塞管理上的漏洞，防止扯皮现行的发生在签证过程中要坚持以下原则：
 1、准确无误原则。工程量签证要尽量做到详细。不能笼统含糊其辞，以预算审批部门进行工程量计算方便为原则。凡是可明确计算工程量而不能签人工工日和机械台班数量。

    2、实事求是原则。凡是无法计算工程量的内容，可只签所发生的人工工日或机械台班数量；但应严格把握，实际发生多少签多少，不得将其他因素考虑进去以增大数量进行补偿。

    3、废料回收原则。因现场签证中许多是障碍物拆除和措施性工程，所以，凡是拆除和措施性工程中发生的材料或设备需要回收的（不回收的需注明），应签名回收单位，并由回收单位出具证明。

    4、现场跟踪原则。为了加强管理，严格控制投资，凡是费用超过万元以上的签证，在费用发生前，施工单位应与现场监理人员以及造价审核人员一同到现场察看。

    四、现场签证费用预算的编制原则及处理方法

    1、因为现场签证费用是整个工程投资的一部分，所以该费用预算的编制及结算应与正规的预算编制原则和程序相一致；其中执行的定额、基价及取费标准也应与主体工程所签合同规定相吻合。

    2、工程中所发生的材料、设备，其供应原则及办法也应与施工合同的有关相一致；其材料差价的处理也应符合国家以及地方现有的规定。

    3、按照国家的规定及国际惯例，现场签证费用的审核应由现场监理工程师负责。但根据我国的现状，由于监理的工程师对工程造价方面的知识掌握程度存在差异，还是应由工程师造价管理专业人员把关为宜。

    4、对拆除性工程的旧材料旧材料以及措施性工程中所发生的一次性使用材料、设备，原则上应由建设单位的材料和设备供应部门回收；且回收所发生的费用由回收部门承担。施工单位凭回收证明，与预算审核部门处理其相关费用。如建设单位不回收，则施工单位会同建设单位的有关部门现场签订、摊销、折合后交给施工单位，并在预算中扣除其价款。

    5、现场签证费用不论是施工单位，还是建设单位或者监理公司均应抓紧及时处理，以免由于时间过长而引起不必要的纠纷。

    6、无论是施工单位依据现场签证单位所编制的预算还是建设单位或监理公司进行审核，必须注意签证单上的内容与设计图纸，定额中所包含的内容是否有重复之处，有了重复项目内容必须予以剔除，因为有些工作内容虽然没有在图纸上反映，但含在定额之中。

    综上所述，只要在工程建设中各方面都抱着认真负责的态度，本着实事求是的原则，就一定能搞好现场签证这笔费用的管理，真实的反映工程的实际造价。